Eventos virtuais: a nova realidade que veio para ficar

Por Tatiana Martins

Desde que a Organização Mundial da Saúde (OMS) declarou a pandemia de coronavírus, em 11 de março de 2020, a vida das pessoas mudou de forma abrupta no mundo inteiro. As organizações tiveram que se adaptar rapidamente à nova realidade para manterem-se ativas e em poucos meses houve uma grande aceleração digital no mundo inteiro.

O teletrabalho foi a solução para a maioria e o expediente passou a ser em casa, em atendimento às recomendações de isolamento social. Reuniões, aulas e eventos foram convertidos ao formato digital e o uso de plataformas para transmissões on-line explodiu, assim como o consumo de internet. Para citar um exemplo, o Zoom (aplicativo para videoconferências) foi o mais baixado no primeiro trimestre deste ano e a companhia declarou que encerrou o período com um lucro líquido de US$ 27 milhões, alta de 1.127% em relação ao lucro de US$ 2,2 milhões no mesmo período do ano passado. “Os casos de uso cresceram rapidamente à medida que as pessoas integravam o Zoom em seu trabalho, aprendizado e vida pessoal”, declarou Eric Yuan, presidente-executivo do Zoom[1].

Se por um lado o setor de eventos teve o maior número de cancelamentos de todos os tempos, por outro foi hora de se reinventar. As empresas organizadoras partiram para os eventos on-line ou híbridos como alternativa aos presenciais, o que assegurou a sobrevivência de muitas delas. O calor humano cedeu lugar ao alcance de público, pois os eventos virtuais possibilitaram ampliar a audiência para muitos locais que não seriam impactados nos moldes tradicionais.

O formato digital, além de representar uma grande economia de recursos, descomplicou os eventos em aspectos como locação de espaços, aquisição de insumos e contratação de grandes equipes. Porém, a organização segue incluindo itens como definição de programação, escolha da plataforma de transmissão, protocolo e cerimonial (para eventos mais solenes), contratação de equipamentos audiovisuais e pessoal de apoio, divulgação, inscrições (no caso de eventos pagos), entre outros.

Vários tipos de eventos puderam ser adaptados para transmissões on-line e a palavra “live[2]” passou a ser sinônimo de shows, palestras, apresentações, debates, etc. Ou seja, surgem novas nomenclaturas e também novos formatos, mais informais e criativos, buscando manter a interação com o público.  Em termos organizacionais, os mais utilizados têm sido: 1) Webinar (ou webinário[3]): evento que trata de um assunto ou tema específico, conduzido por no máximo duas pessoas. Sua duração é curta e pode contemplar sessão de perguntas. 2) Conferência on-line: evento aos mesmos moldes do webinar, porém com três ou mais palestras, o que já amplia a programação e a duração, sendo recomendável realizar intervalos ou dividir os trabalhos em mais de um período. 3) Híbrido: evento que mescla participação presencial e on-line dos palestrantes. Pode haver, por exemplo, um mestre de cerimônias ou apresentador num mesmo local com alguns convidados e outros conectados por internet. A audiência não está presente e assiste on-line. O modelo híbrido também pode incluir mensagens gravadas de autoridades ou palestrantes. Qualquer desses eventos pode, ao final, ter material de apresentação e gravação disponibilizados ao público.

Falando de Governo Federal, instituir o teletrabalho e adotar práticas de reuniões e eventos virtuais, está representando uma grande economia para os cofres públicos. A redução de despesas com energia, água, telefone, internet, impressão, limpeza e manutenção das estruturas físicas, bem com passagens e diárias, representou uma economia de cerca de R$ 466 milhões entre abril e junho, segundo dados do Ministério da Economia[4]. Cerca de 60% dos servidores públicos estão em teletrabalho e a produtividade foi mantida. Para citar mais um exemplo, a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) também adotou o regime de teletrabalho para a maior parte do quadro de pessoal, mantendo em revezamento os empregados que realizam serviços essenciais, como alimentação de animais, manejo de lavouras e manutenção de laboratórios. A disponibilização de informação ao público, especialmente produtores rurais e extensionistas, também partiu para as alternativas digitais, com o aumento da oferta de e-cursos e criação de uma programação de lives iniciada em abril, a partir do aniversário da Empresa.  De abril a junho, por exemplo, foram disponibilizados 23 cursos on-line que contabilizaram mais de 170 mil inscritos e 131 lives com cerca de 125 mil visualizações. Esses eventos também ampliaram os acessos ao portal na internet e as inscrições no canal da Embrapa do Youtube, do qual são feitas a maioria das transmissões.

Não sabemos quando o surto de coronavírus irá terminar e que tipo de normalidade teremos após este período. Mas uma coisa é certa:  os eventos virtuais conquistaram seu espaço e vieram para ficar. Mesmo que em breve retornemos às nossas rotinas de atividades presenciais e viagens de negócios, a facilidade e economicidade dos recursos digitais seguirá presente em nossas vidas.

Fonte: https://impressoesdigitaisbrasil.wordpress.com/2020/08/23/eventos-virtuais-a-nova-realidade-que-veio-para-ficar/